I 5 tool fondamentali per lo smartworking
Lo smart working è una realtà sempre più comune, che diventa in certi casi necessità per aziende e lavoratori. Ma che cos’è lo smartworking e quali sono gli strumenti che possono supportarlo?
Che cosa è il lavoro agile
Il termine lavoro agile si è molto diffuso negli ultimi tempi e sta a indicare un modo innovativo per svolgere il proprio lavoro. Smartworking e lavoro agile sono le due espressioni che si riferiscono alla possibilità di lavorare senza precisi vincoli di orario o luogo di lavoro.
Il kit base per lavorare da remoto sono senz’altro un computer (o altri dispositivi come tablet e smartphone) e una buona connessione internet. Per essere produttivi, anche lavorando da casa, è però essenziale l’utilizzo di software e piattaforme che permettono di:
- Gestire, pianificare e monitorare il lavoro
- Archiviare e condividere i file di lavoro
- Comunicare in maniera diretta.
Esistono numerosi tool utili per organizzare da remoto gran parte delle attività aziendali. Si tratta di strumenti usati comunemente anche all’interno di un team che lavora in sede, ma che diventano essenziali nel momento in cui si passa alla modalità smartworking.
Ecco i principali.
Trello
Trello è un tool di Project management che permette di gestire il flusso di lavoro. È molto utile per chi ha necessità di pianificare, gestire e monitorare il lavoro, e in particolare per chi lavora in team. Il workspace di Trello si divide in bacheche, che a loro volta contengono le liste, le quali sono formate da schede: questa struttura ad albero consente di avere una organizzazione molto semplice del lavoro, ma al contempo permette di tenere traccia di ogni singolo elemento. Le task possono essere suddivise per progetto, cliente o stato dell’attività. É possibile anche inserire commenti, descrizioni e allegare file.
Google Calendar
Google Calendar, strumento già conosciutissimo, è un planner online utile per organizzare il lavoro. Con questo tool è possibile inserire e tenere sempre sotto controllo appuntamenti e meeting, promemoria, scadenze, segnare le ferie o assenze di un membro del team. Il tutto viene inserito all’interno di un calendario condiviso consultabile da tutti dal browser o su device, direttamente usando l’applicazione del calendario che rimane sempre sincronizzata. Negli eventi del calendario è possibile anche aggiungere note e caricare documenti.
Google Drive
In ottica smartworking le soluzioni cloud sono le più pratiche e semplici da adottare per l’archiviazione dei documenti di lavoro. Google Drive permette di salvare in cloud varie tipologie di file ed è accessibile da qualsiasi piattaforma o sistema operativo, da browser o app. Oltre all’archiviazione dei documenti, consente di condividere i file con il proprio team e di lavorarci simultaneamente. È un ottimo strumento che risolve le problematiche di spazio e accessibilità, non solo per chi lavora da casa, ma anche per chi viaggia spesso. Tra le alternative di Google Drive compaiono DropoBox o OneDrive.
WeTransfer
WeTransfer è un comodo e facile servizio per lo scambio di file via mail. Nella sua formula gratuita permette di scambiare documenti fino a 2GB senza occupare spazio sulla casella. È possibile inviare qualsiasi tipo di file, per comodità anche archivi zip contenenti più file. Inviare e ricevere documenti tramite WeTransfer è semplicissimo; tuttavia è importante ricordare che i file condivisi non rimangono a disposizione a tempo indefinito, ma vengono cancellati automaticamente dopo 7 giorni.
Skype
Lavorando da remoto, spesso la comunicazione simultanea, quella veloce e sulla quale si può contare tipica di quando ci si trova in ufficio, viene a mancare. Skype, il famosissimo software che consente di chiamare, videochiamare e inviare messaggi istantanei, serve proprio a quello. Quando si lavora da casa, Skype è uno strumento prezioso a supporto della comunicazione all’interno del team di lavoro, sia per le chat che per uso telefono. Le videochiamate diventano utili in occasione di meeting o sessioni di brainstorming. Alternative di Skype: WhatsApp Web o Google Hangout Meet.