Bastano solo 2 minuti per liberare la mente e aumentare la concentrazione

Sentiamo dire spesso che “il tempo è denaro”, eppure, nonostante abbiamo a disposizione le stesse 24 ore ogni giorno, tendiamo a sprecarle o a non sfruttarle al meglio. Quante volte ci siamo trovati a pensare che ci vorrebbe una giornata di almeno 48 ore per riuscire a fare tutto ciò che c’è in agenda? La verità è che la chiave per gestire meglio il nostro tempo e lo stress, per portare a termine le incombenze quotidiane, sta nella capacità di organizzarsi con efficacia e nel miglioramento della produttività.

Liberarsi dal caos mentale

Certo, è più facile a dirsi che a farsi, potrebbero replicare in tanti. A darci una mano, però, arriva David Allen, esperto internazionale di produttività, che ha trasformato la vita di migliaia di persone con il suo approccio. Nel 2001, Allen ha rivoluzionato il concetto di gestione del tempo con la pubblicazione di ‘Getting Things Done’ (in italiano ‘Detto, Fatto!’), dando vita al metodo GTD, un sistema che ha aiutato le persone a liberarsi dalla confusione mentale e a concentrarsi su ciò che è veramente importante. Una teoria che ha fatto scuola.

Chiarire le priorità: la regola dei 2 minuti

Ha spiegato Allen: “Un principio centrale del mio metodo è che la testa è fatta per avere idee, non per ricordarle. Se non gestisci adeguatamente ciò che devi fare – acquisendo, facendo chiarezza, organizzando e rivedendo i tuoi impegni – non riuscirai mai a liberarti dal sovraccarico mentale. Senza un sistema che ti aiuti a stabilire le tue priorità, non avrai mai quella sensazione di calma e chiarezza che ti permette di essere davvero produttivo”.

Applicando la regola dei 2 minuti dell’esperto, si lasciano meno cose piccole in sospeso. In questo modo, ci si può concentrare meglio su progetti più importanti, poiché la mente non vaga costantemente sulla lunga lista di compiti minori incompleti e non si blocca per lo stress che provoca il fatto di far finta di niente o rimandare di continuo. Affinché funzioni, dunque, la regola non deve essere considerata come una tattica isolata, ma parte di un processo di flusso di lavoro secondo una prospettiva ad ampio raggio.

Valutazione preliminare

Quando ci si trova di fronte a una nuova incombenza arrivata per caso, senza che sia stata pianificata in precedenza, il primo passo è identificare di cosa si tratta e decidere immediatamente se è un compito attuabile. Se non è fattibile o non è importante, lo si archivierà nella cartella giusta, lo si conserverà per farlo in seguito, lo si butterà nel cestino o lo si eliminerà dalla propria casella di posta. D'altra parte, se l'elemento è attuabile e importante, deciderai quale sarà il prossimo passo. È qui che entra in gioco la regola dei 2 minuti. Se il compito richiede meno di 120 secondi per essere completato, va fatto subito. Se ci si rende conto che serve più tempo, occorre delegare o bisogna riuscire a integrare la mansione nell’ambito di un progetto di lavoro già in corso. La regola dei 2 minuti non può risolvere da sola queste cattive abitudini lavorative e comportamenti improduttivi, ma può aiutare i dipendenti a gestire meglio le distrazioni quotidiane che contribuiscono a una mente che vuole concentrarsi su qualsiasi cosa tranne che sul compito da svolgere.