Settimana corta in estate - Crediti iStock Photo
Acque cristalline, piedi immersi nella sabbia e un po’ di meritato relax. L’estate evoca soprattutto contesti vacanzieri, a maggior ragione se si è costretti a restare in città e a lavorare e ci si immagina, invece, spaparanzati al sole altrove. In ogni caso anche dopo Ferragosto, vari uffici continuano a essere ancora a mezzo regime, con tanti dipendenti che partono per le ferie proprio ora. Non solo: sono molti i professionisti che scelgono di lavorare con vista mare, seguendo il trend della workation (mix di work e vacation), una tendenza in crescita grazie all'aumento degli smart worker, che nel 2023 hanno raggiunto i 3,5 milioni stando ai dati dell'Osservatorio sullo Smart Working del Politecnico di Milano. Per loro, ma soprattutto per chi resta in azienda nei mesi estivi, mantenere alta la concentrazione e la motivazione diventa sempre più difficile.
Lavorare d’estate
Per adattarsi a questo periodo e garantire maggiore flessibilità ai lavoratori ancora attivi, molte imprese italiane hanno introdotto turni e orari ridotti stagionali, come la settimana corta, con 4 giorni lavorativi anziché 5, o il venerdì con mezza giornata lavorativa. In questi casi è necessario ripensare strategicamente le modalità di lavoro per mantenere l'efficienza durante l’estate, adottando gli strumenti giusti per affrontarla al meglio. Ecco i suggerimenti di GoodHabitz, una piattaforma internazionale di formazione aziendale, che offre consigli a imprenditori e manager per aiutare i dipendenti a operare in modo efficiente e raggiungere i propri obiettivi.
Programmazione
È utile creare una lista delle attività quotidiane, differenziandole per priorità e stabilendo scadenze realistiche. In base al principio di Pareto (detto anche legge 80/20), concentrare gli sforzi sul 20% delle attività che generano l'80% dei risultati. Assegnare un giorno specifico a compito specifico (es. lunedì per le riunioni, martedì per il lavoro creativo) potrebbe ulteriormente aumentare l'efficienza.
Gestione del tempo
Le pause sono fondamentali. Tra le tecniche utili da adottare c’è quella del pomodoro: 25 minuti di lavoro senza interruzioni seguiti da 5 minuti di pausa. Utilizzare agende o app di gestione del tempo aiuta a monitorare i progressi e organizzare al meglio la giornata. Inoltre, prendersi cura del benessere fisico e mentale – attraverso passeggiate, esercizi di respirazione, sessioni di meditazione o comunque momenti di relax – può contribuire a ricaricare le energie.
Ordine
Per restare concentrati e non perdere tempo inutilmente è fondamentale lavorare in un ambiente ordinato e funzionale. Per esempio occorrerebbe organizzare la scrivania, eliminare oggetti superflui e ridurre le distrazioni come notifiche e rumori di fondo, eventualmente usando anche cuffie o auricolari per estraniarsi se serve.
Delegare
Delegare compiti e responsabilità ai colleghi è essenziale per gestire meglio le priorità e ridurre stress e tensioni. Coinvolgere il team nelle attività settimanali permette di alleggerire il carico di lavoro e aumentare la produttività generale, fidandosi delle competenze altrui per gestire attività meno urgenti.
Riunioni brevi
In vista di una riunione, preparare in anticipo un'agenda chiara e mantenere solo gli argomenti che necessitano di discussione a voce permette di evitare inutili perdite di tempo. Al termine degli incontri, è importante delineare i prossimi passi in modo che tutto il team sappia cosa fare per raggiungere gli obiettivi prefissati.
Errori da non fare
La comunicazione interna non va mai trascurata, a maggior ragione con una riduzione delle ore di lavoro o dei componenti del team ancora in ferie. È importante adeguare alla situazione contingente le aspettative di produttività, affinché non siano irrealistiche, favorendo il coordinamento necessario per mantenere un buon livello operativo ed evitando sovraccarichi e stress. Il carico delle incombenze va comunque distribuito equamente tra coloro che sono presenti, senza gravare troppo su di loro. È invece il caso di incentivare una maggiore qualità ponendo l’accento su di essa anziché sulla quantità.