Cos'è la regola dei 2 minuti - Crediti iStock Photo
Settembre è iniziato da un po’ e le vacanze (per chi le ha fatto) iniziano a sembrare un ricordo sempre più lontano. Il rientro al lavoro e il ritorno alla routine composta da impegni e doveri sono tornati ad essere il quotidiano della nostra vita. E, spesso, proprio riprendere i ritmi che avevamo accantonato per un periodo non è così semplice. “Lo faccio dopo” rischia di essere un mantra che ci ripetiamo, procrastinando quello che proprio non riusciamo a gestire e svolgere nell’immediato. E così tutto si accumula e ci si ritrova davanti a tutti quel “Poi” che sono diventati, spesso, urgenti.
Per ritrovare una sorta di equilibrio nelle nostre giornate – tra vita privata e lavorativa – ci potrebbe venire in soccorso “la regola dei 2 minuti”.
Cos’è la regola dei due minuti
La regola dei due minuti ha un concept molto semplice alla base e vuole indicare una strategia per chi vuole superare il continuo rinvio delle cose da fare evitando così l’accumulo di impegni sospesi. La pratica invita a fare subito quello che richiede meno di due minuti per essere portato a termine. Qualche esempio? Se hai una e-mail in sospeso, allora si consiglia di rispondere velocemente a quella più immediata, senza lasciarla in attesa con le altre. Se abbiamo in mente una persona o ci chiediamo come stia qualcuno, allora è il momento di farlo immediatamente, senza dire la classica frase “Magari gli scrivo domani”. Spesso due righe o un “Come stai?” è risolutivo e, appunto, ci si impiega meno due minuti. In questo modo lo scopo è quello di eliminare dall’elenco dei compiti quelli più sbrigativi e semplici, riducendo così il peso e il numero degli impegni.
Ma sicuramente non tutto è risolvibile in un paio di minuti. In quel caso, viene suggerito di seguire “microstep”, piccoli passaggi che suddividono e frazionano un qualcosa da fare, in modo da renderlo meno gravoso tutto in un medesimo momento.
Questa regola vale anche per le questioni personali e private e non solo, come già evidenziato, in campo lavorativo. Ci sono situazioni “in sospeso” che rimandiamo e non affrontiamo mai, creando una situazione che, nella nostra mente, rimane fissa ad accompagnarci nel quotidiano. Qualcosa di non detto e di non fatto e compiuto provoca quello che viene definito “Effetto Zeigarnik”, dalla omonima psicologa Bluma Zeigarnik. Secondo la donna, nella nostra mente parte il programma/passaggio “le cose iniziate vanno finite” e il cervello non smette di ricordarcelo fino a quando non portiamo a termine il compito.
Risolvere le questioni in sospeso non deve essere considerato una perdita di tempo bensì qualcosa di profondamente salutare per noi stessi e per il nostro equilibrio. Bisogna riuscire a vederlo come un investimento sulla qualità della nostra vita e per trovare quella pace interiore che alleggerisce il quotidiano.
David Allen e il metodo GTD
Tutto nasce e prende origine dalla gestione del tempo che abbiamo. E proprio da questo punto ha origine questa regola che ha suggerito David Allen, un esperto mondiale di produttività.
Nei panni di consulente e coach, l’uomo ha modificato la vita di migliaia e migliaia di persone che hanno ammesso di aver seguito il suo metodo e di aver messo in pratica le indicazioni date. Nel 2001 ha pubblicato il volume “Getting Things Done” (in italiano è stato tradotto con il titolo “Detto, Fatto!”) e il metodo GTD (che prende il nome dalle iniziali del libro) diventato un modello di riferimento per coloro che cercano di sfruttare al meglio il tempo che scandisce le proprie giornate, quelle 24 ore che, spesso, sembra non ci bastino mai per portare a termine i proprio compiti (e per dormire anche!). La sua missione è proprio quella di andare in soccorso delle persone nella propria organizzazione, dando un ordine e una priorità ai propri impegni senza rimandare sempre a un periodo indeterminato di tempo. Alle sue spalle, Allen può vantare qualcosa come quarant'anni di esperienza che gli hanno permesso di essere indicato come ‘guru della produttività personale’ da Fast Company e di essere considerato uno dei 5 migliori coach esecutivi da parte di Forbes Magazine.
Come raccontato dallo stesso Allen, il metodo ha avuto un’origine piuttosto casuale. Nel 1983/1984, il responsabile delle risorse umane di una grande azienda venne a conoscenza del suo approccio e dei risultati che dava. I due diedero vita ad una sorta programma pilota per 1.000 dei loro dirigenti e manager. Fu un successo.
Per Allen, la regola dei due minuti serve a liberare la mente. Racconta che un principio base del metodo è quello che sottolinea come la testa serva ad avere idee, non a ricordarle. Per questo motivo, “un efficace processo di acquisizione, chiarificazione, organizzazione e revisione degli impegni presi con te stesso e con gli altri è cruciale. Senza di questo, non puoi avere un reale orizzonte di chiarezza nella tua testa”. Lo scrittore e studioso ha evidenziato, attraverso una serie di ricerche, che il numero di cose che si possono gestire nella propria testa è 4: “Se ne hai più di 4, diventa difficile concentrarsi e gestire le decisioni. La nostra vita frenetica ne contempla ben oltre 4”.
Nel parlare di questo risultato, indica come siano molte di più le responsabilità: “Pensateci: i figli, il lavoro, gli impegni. Un inferno. Liberare la mente dalle cose futili è la chiave. Un metodo efficace è la “Regola dei 2 Minuti”: non appena stabilisci l’azione successiva da fare in qualsiasi campo e ti rendi conto che questa richiede meno di due minuti per essere svolta, allora falla immediatamente. Ci vorrebbe più tempo a trascriverla e rivederla in un secondo momento piuttosto che a farla in quel preciso istante”. Anche in questo caso, al centro di tutto c’è il tempo e la capacità di gestirlo in maniera più funzionale possibile, senza rimandare ciò che potremmo, invece, risolvere in breve tempo. Tutto ha origine da quei “due minuti”. Perché non provarci?