Tracciabilità delle spese di trasferta:. Soldo è già pronta

IL 2025 SEGNA uno spartiacque nella regolamentazione delle spese aziendali, quelle che i dipendenti sostengono nell’ambito della loro attività per il datore di lavoro, e soprattutto della loro deducibilità: la nuova Finanziaria, per considerarle deducibili, dispone che siano tracciabili, cioè compiute con metodi di pagamento elettronici. Per soddisfare questi requisiti avranno un ruolo chiave le piattaforme specializzate nella gestione delle spese aziendali. Soldo è stata una delle prime a farlo e ora ne raccoglie i frutti. Lo spiega il suo fondatore e Ceo Carlo Gualandri (nella foto), 60 anni, milanese, che l’ha aperta nel 2015, precorrendo i tempi.

Soldo nasce 10 anni fa: come le è venuta l’idea?

"Da anni convivevo con la sensazione che ci fosse bisogno di risolvere un problema, ovvero l’accesso, per poterlo spendere, al denaro di un soggetto da parte di altri. Il contante non è né sicuro né efficiente, i pagamenti bancari non sono delegabili - come fidarsi? - e anche le carte di pagamento classiche hanno molti limiti. Poi successe che una banca inglese si rifiutò di alzare a 40mila sterline il plafond della carta di credito di una mia startup che la usava per fare marketing online su Facebook: non capivano che i soldi l’azienda li aveva ed erano depositati proprio presso la banca; quindi, non voleva credito ma solo un mezzo di pagamento per poterli spendere per il proprio business. Nasce così Soldo, corroborata dall’esperienza bancaria e sui pagamenti che avevo già sviluppato in Fineco e Gioco Digitale"

La necessità di tracciare rimborsi e pagamenti era presente anche allora?

"Il problema di come fare sì che un dipendente potesse accedere ai fondi dell’azienda per i pagamenti necessari a svolgere le sue funzioni è sempre esistito. Ed è sempre stato accompagnato dalla necessità sia del controllo che della rendicontazione. Ognuno di noi si è trovato ad anticipare con i nostri soldi le spese di trasferta, a spendere ore a cercare gli scontrini e ricevute e a compilare moduli. Oppure a inseguire l’amministrazione per ottenere che un fornitore venisse pagato per sbloccare una attività di business urgente, con ogni giorno di ritardo che costava soldi all’azienda. Ma da oggi, per il mondo delle spese di trasferta e un po’ come è già successo con le spese del carburante, si è aggiunto anche il requisito della tracciabilità che non è facile da soddisfare se non si dispone di una soluzione integrata che soddisfi sia i requisiti contabili che quelli relativi ai pagamenti".

Può descrivere lo sviluppo dell’azienda?

"Soldo oggi è tra le principali piattaforme in Europa, con oltre 25mila clienti. Siamo presenti nel Regno Unito, Italia e resto d’Europa con clienti in 31 paesi. Oltre all’headquarter di Londra, Soldo ha uffici a Milano, Roma, e Dublino, è regolata per i propri servizi finanziari e di pagamento dalla Banca Centrale d’Irlanda (CBI) e dalla Financial Conduct Authority (FCA) nel Regno Unito. Siamo un team diversificato e in costante crescita, con circa 350 dipendenti".

Gli italiani sono poco propensi all’uso dei pagamenti elettronici. Le risulta?

"In realtà non è più così e le cose stanno cambiando molto rapidamente più o meno dal periodo della pandemia in avanti, anche trainate dall’utilizzo del telefonino per pagare che in Italia ha sempre registrato numeri altissimi. Ma soprattutto questo non è vero in azienda, dove è un fardello oneroso per ogni dipendente dover anticipare di tasca propria le spese effettuate, spesso ricevendo i rimborsi anche dopo un mese".

Anche le aziende sono state indicate come poco volenterose nel rendere trasparenti le operazioni di rimborso. Forse era così, ma oggi?

"La finanza ha capito che rimanere attaccati alle modalità operative adottate in passato è un collo di bottiglia sempre più pericoloso. La chiave si chiama Finanza Progressiva: un approccio alla gestione finanziaria maggiormente autonomo, decentralizzato e basato sulla fiducia. Non è un caso che tra le aziende che hanno scelto Soldo ci siano i più grandi gruppi multinazionali, come Biesse in Italia, GetYourGuide, o i grandi player come ILBE e Gruppo Trevi".

La nuova Finanziaria fa un passo ulteriore verso la trasparenza, anche ai fini della lotta all’evasione fiscale: obbliga l’azienda allegare il riscontro di pagamento elettronico ai fini della deducibilità: cosa comporta la nuova normativa per Soldo?

"A partire dall’inizio del 2025 i lavoratori sono obbligati a pagare le spese per trasferta con mezzi tracciabili come, ad esempio, le carte di credito. Da ora, per la gestione delle spese di trasferta, non basta più la ricevuta ma bisogna poter dimostrare il flusso di denaro tra l’azienda e il fornitore. Quindi la gestione delle spese richiede una precisa integrazione tra la parte gestionale e contabile e quella dei pagamenti che è quello che Soldo ha sviluppato in tutti questi anni".

Saranno necessari aggiustamenti tecnici per adeguarvi?

"Non per noi perché abbiamo immaginato, nello sviluppare la nostra piattaforma, esattamente questa tipologia di evoluzione che per noi era già chiara dieci anni fa. E, cosa molto importante, i nostri sistemi sono anche compatibili con le principali soluzioni di gestione puramente contabile delle spese dei dipendenti che potrebbero essere già presenti in azienda, con le quali ci possiamo integrare per fornire la gestione dei pagamenti tracciabili portando ogni azienda alla compatibilità e al rispetto della nuova normativa nel giro di poche settimane".